Oro, kris och förändringar Omvärldsoro, kriser på och utanför jobbet och psykologisk första hjälpen
När oro eller kris drabbar en organisation ställs allt på sin spets. Som chef ska du hålla ihop din grupp och den verksamhet du ansvarar för, och samtidigt hålla ihop dig själv. Du är också medarbetare, och du påverkas av samma händelser som alla andra.
Oro och kris är inte samma sak, och de kräver olika saker av dig. Oro är en känsla inför något som kan hända: ett varsel som ryktas, ett försämrat omvärldsläge, en omorganisation. En kris är något som har hänt: en olycka, ett dödsfall, ett besked som förändrar allt. Gemensamt är att båda påverkar arbetsgruppen mer än de flesta chefer räknar med, och att båda går att förbereda sig för. Den här texten går igenom hur.
Vad oro gör med en grupp
Det som driver oro i en grupp är sällan det svåra beskedet i sig, utan tystnad, rykten och otydlighet. I väntan på information fyller människor tomrummet själva, och sällan med något lugnande. Oro smittar dessutom: en enskild medarbetares farhågor kan på några dagar bli gruppens samtalsämne nummer ett, och energi som skulle gått till arbetet går till spekulation.
Motmedlet är kommunikation, och den behöver komma oftare än du tycker känns nödvändigt. Kommunicera även när du inte har något nytt att säga. "Jag vet inte mer än ni just nu, och jag berättar så fort jag vet" är ett fullgott besked som tar udden av ryktesspridningen. Var tillgänglig, informera om läget och våga stå i frågor du inte kan besvara. I tider av snabba förändringar behöver du också hjälpa gruppen att acceptera att full kontroll inte går att få; tempot i omvärlden är det nya normala, och ledarskapets uppgift är att skapa trygghet i osäkerheten snarare än att lova att den försvinner.
Är du själv orolig? Det behöver du varken dölja helt eller lasta över på gruppen. Att sakligt visa att du tar läget på allvar skapar mer trygghet än en fasad som ingen tror på. Skaffa dig däremot egna kanaler för avlastning: din chef, HR, ett chefsnätverk eller företagshälsovården. Räkna också med att ibland bli måltavla för medarbetarnas reaktioner. Det är sällan personligt; frustration söker en riktning, och chefen finns närmast.
Jobbet har en funktion i krisen
En vanlig instinkt är att lätta på allt som har med arbete att göra när något svårt har hänt. Ofta är det tvärtom vardagsrutinerna som bär. Jobbet erbjuder struktur, gemenskap och stunder av normalitet när resten av tillvaron gungar, och för den som bor ensam kan arbetsplatsen vara den enda platsen med daglig mänsklig kontakt.
Det betyder inte att allt ska vara som vanligt. Håll fast vid rutinerna, men sänk kraven tillfälligt där det behövs, och låt medarbetaren vara delaktig i vad som fungerar: en del vill arbeta mer i en svår period, andra behöver arbeta mindre. Båda kan ha rätt.
Psykologisk första hjälpen
Psykologisk första hjälpen är inte behandling, utan medmänskligt stöd satt i system. Det viktigaste momentet är att inte backa undan när en medarbetare är i kris: att våga se, stanna kvar och ta initiativ till samtalet. De flesta gör tvärtom, av rädsla att säga fel, och tystnaden tolkas som likgiltighet.
Signaler att reagera på i vardagen är plötsliga beteendeförändringar, social tillbakadragenhet, ökad trötthet, fler konflikter och att någon alltmer drar sig undan till hemarbete.
Själva samtalet är enklare än det känns. Välj en lugn och avskild plats. Fråga hur du kan hjälpa. Lyssna mer än du pratar. Bekräfta att reaktionerna är normala i en onormal situation. Och undvik det som ligger närmast till hands: råd, lösningar och uppmaningar att tänka positivt. De signalerar att reaktionen är fel, och de flyttar fokus från personen till dig. Vid en akut kris gäller dessutom en regel över alla andra: lämna inte personen ensam, och se till att någon tar över när du behöver gå.
Utbildning på ämnet
Tolv frågor, tolv svar. I e-utbildningen Hantera oro och kris på arbetsplatsen svarar Feelgoods psykologer på de vanligaste chefsfrågorna vid oro och kris, från "vad är det första jag ska göra?" till "vad gör jag om jag blir måltavla för medarbetarnas reaktioner?". Utbildningen innehåller också en checklista att skriva ut och ha till hands. Finns även på engelska: Managing worry and crisis in the workplace.
När krisen är akut
Alla arbetsplatser, oavsett storlek, ska ha beredskap och rutiner för krissituationer; kraven finns i samma föreskrift som reglerar första hjälpen och krisstöd. Krisplanen är där du börjar när något inträffar: vem gör vad, vem informerar, vem kontaktar anhöriga, var finns stödet. Har du inte läst er krisplan på ett tag är det en utmärkt åtgärd redan i dag, för mitt i en kris är fel tillfälle att leta efter den.
Oavsett hur förberedd organisationen är blir människor olika påverkade, du själv inräknad. Känner du dig osäker, sök stöd hos din chef, HR eller företagshälsovården i stället för att bära ensam.
Vid allvarliga händelser kan Feelgood vara på plats med akut krisstöd, avlastningssamtal för gruppen och stöd till dig som leder arbetet.
Ta hand om dig själv
Ledarens beteende avgör ofta om en pressad grupp tippar över eller inte, och du kan inte vara stabil för andra om du själv är tömd. Grunderna är desamma som du ger dina medarbetare: träning, sömn, riktiga måltider, kravlösa aktiviteter utanför jobbet och kvällar som faktiskt är lediga. Lägg till det som är specifikt för chefsrollen: ett nätverk av chefskollegor att byta erfarenheter med, professionellt stöd när det behövs, och en portion acceptans för att allt inte går att kontrollera. Att involvera medarbetarna och delegera ansvar är inte att abdikera, det är att visa förtroende och skydda din egen uthållighet.
Nästa steg
Hantera oro och kris på arbetsplatsen är en kort e-utbildning för chefer som ger beredskap innan något händer.
Vi arbetar även med krishantering och krisstöd vid akuta händelser, grupphandledning vid kris och oro, chefsstöd och rådgivning i enskilda situationer, samt stödsamtal och fördjupat psykologiskt stöd för medarbetare. Genom rådgivning redan vid sjukanmälan kan ohälsa dessutom fångas upp tidigt även i oroliga tider.
Vanliga frågor kring oro och kris på arbetsplatsen
Oro gäller något som kan hända, kris något som har hänt. Oro möter du främst med kommunikation och närvaro över tid; kris kräver omedelbart agerande enligt krisplanen och ofta externt stöd.
Du behöver inte dölja det, men dosera. Saklig öppenhet ("jag tar det här på allvar") skapar trygghet; att lasta av din egen oro på gruppen gör det inte. Ta din oro till din chef, HR eller ett chefsnätverk.
Att se, lyssna och anpassa, inte att behandla. Erbjud samtal, anpassa arbetet tillfälligt i dialog med medarbetaren och lotsa vidare till professionellt stöd. Kom ihåg att jobbets rutiner och gemenskap ofta är en del av stödet.
Vid allvarliga händelser som olyckor, dödsfall och hot, när flera i gruppen är påverkade, eller när du själv är berörd av händelsen. En opartisk resurs kan agera när du är en del av det som hänt.
Ansvarsfördelning (vem leder, vem informerar, vem kontaktar anhöriga och myndigheter), kontaktvägar dygnet runt, rutiner för samling och information de första timmarna, och var stöd finns att få. Alla ska veta var planen finns.
Reaktioner kommer ofta i vågor, och en del först efter veckor. Håll kontakt med berörda, upprepa erbjudandet om stöd och var uppmärksam på förändringar i beteende och frånvaro. Grupphandledning kan hjälpa gruppen att bearbeta tillsammans.