Kognitiv arbetsmiljö – hänger hjärnan med på jobbet?

Vad är kognition?

För att förstå kognitiv arbetsmiljö behöver vi börja med själva begreppet kognition. Det handlar om de mentala processer som gör att vi kan ta in information, tänka, fatta beslut och lösa problem i vardagen.

Kognition omfattar bland annat:

• Minne: både lång- och korttidsminnet. Korttidsminnet kan liknas vid ett mentalt skrivbord där vi lägger fram och förvarar den information vi behöver i en viss situation eller för att lösa en viss uppgift.
• Hur vi processar och hanterar information, som till exempel sinnesintryck; ljud, ljus och rörelser i omgivningen.
• Exekutiva funktioner, vår ”mentala styrning”: förmågan att styra uppmärksamheten, planera och hejda impulser.

Kognitiv arbetsmiljö

Kognitiv arbetsmiljö handlar om mötet mellan människans mentala förmågor och den miljö och de krav som arbetet ställer, förklarar Rebecca Barahona. Det vill säga hur vi tänker, planerar, minns och hanterar information i relation till de förutsättningar vi arbetar under.

Miljö och kontext

Den fysiska och digitala miljön påverkar vår hjärna oftare än vi märker. Notiser, buller, kollegornas röster, andra intryck och avbrott konkurrerar om vår uppmärksamhet. Ett öppet kontorslandskap, många parallella kanaler eller ständig tillgänglighet kan snabbt äta upp våra kognitiva resurser. En mer avgränsad miljö, med färre störmoment, ger bättre förutsättningar för fokus.

Arbetsuppgifter

Vilken typ av uppgifter vi har spelar också roll. Komplex problemlösning, informationshantering och snabba växlingar i fokus kräver mer mental energi. En god kognitiv arbetsmiljö innebär att uppgifterna och stödet runt dem är utformade så att vi kan känna kontroll och arbetsglädje. När balansen brister märks det snabbt genom ökad stress, fler misstag och känslan av att inget riktigt går ihop.

Individen

Den individuella kognitiva kapaciteten varierar också över tid. Sömn, stressnivå, återhämtning och dagsform påverkar koncentration, impulskontroll och förmåga att problemlösa. Vid långvarig stress eller utmattning blir kognitivt krävande uppgifter särskilt ansträngande.

En ovänlig miljö för hjärnan

Vi vet ganska väl vad som får hjärnan att fungera, och vad som gör det svårare. Om vi skulle designa den sämsta tänkbara arbetsmiljön för hjärnan, då skulle vi fylla den med mängder av konkurrerande intryck. Det handlar om miljöer där notiser, färger och rörelser drar blicken åt alla håll och informationsflödet är konstant och allt sägs vara lika viktigt. Lägg till otydliga arbetsuppgifter, röriga rutiner och bristande struktur så blir belastningen snabbt hög. Även yttre störningar, som högt prat eller buller, spiller över på vår kognitiva kapacitet.

Oförutsägbarhet gör dessutom situationen ännu svårare: när rutiner förändras utan att kommuniceras, när krav skiftar dag för dag eller när ledarskapet är svajigt. Och som grädde på moset – tidspress. Snäva deadlines och högt tempo är välkända faktorer som snabbt äter upp våra mentala resurser.

– Varje ny signal, notis eller pling kräver att hjärnan tar ställning: är det här relevant? säger Rebecca Barahona. Den processen kostar energi, och därför behöver vi vara varsamma med hur mycket stimuli vi utsätter oss själva och våra medarbetare för.

När vi städar bort onödiga intryck frigör vi kapacitet för det som faktiskt är viktigt. Det handlar om att begränsa notiser, undvika multitasking, bygga struktur och skapa förutsägbarhet i arbetsdagen. Det som känns effektivt, som att hoppa mellan flera uppgifter, är i själva verket energikrävande för hjärnan.

Åtgärder för en mer hjärnvänlig arbetsmiljö

För att skapa en hållbar kognitiv arbetsmiljö behöver vi förstå hur hjärnan påverkas av våra arbetsförhållanden och vilka åtgärder som faktiskt gör skillnad. Rebecca Barahona lyfter tre områden som särskilt viktiga: individuell kontroll, återhämtning och fungerande teknik.

• Individuell kontroll: Vi har alla olika förutsättningar och kan olika mycket. Det är därför viktigt att individen har möjligheten att anpassa sin arbetsdag efter egna förutsättningar. Uppgifter som tar mycket resurser för en person gör inte nödvändigtvis det för någon annan.
• Återhämtning: För att orka med kognitivt krävande uppgifter behövs frekvent återhämtning. En bra arbetsdag erbjuder möjlighet till mikropauser, men också variation. Vissa uppgifter är mer energikrävande än andra; en balans gör det lättare att hålla fokus över tid.
• Håll koll på tekniken: Digitala verktyg kan vara ett stöd, eller en källa till stress. Användarvänliga system hjälper oss att sortera information men kan också skapa störningar. Här bör både individ och arbetsgrupp se över hur systemen används: vilka notiser är nödvändiga och vilka förväntningar finns på tillgänglighet? Avsatt tid för ostört arbete är en av de mest effektiva åtgärderna.