Det svåra samtalet

Samtalet ska handla om det som du som chef uppmärksammar, känner och upplever:

• Vilka konsekvenser är synliga?
• Har något hänt på arbetsplatsen?
• Finns det en oro över medarbetarens beteende/agerande?

Påtala eventuella brister eller avvikelser utan att dra egna slutsatser om bakomliggande orsaker. Ta hjälp av oss på Feelgood om du vill ha stöd inför eller ser att det kan behövas mer insats än samtal.

Samtalets tre nivåer

När det gäller samtal kan de delas in i tre nivåer. Tyngdpunkten i samtalet kan variera beroende på målsättningen med samtalet och kan även genomföras i en kombination av varandra.

• Bekymmer/omsorg – Chefen visar att medarbetaren är sedd och berättar om sin oro eller sitt bekymmer angående medarbetaren. Används med fördel i situationer där det finns en oroskänsla men inget konkret har inträffat.
• Problemfokus – Tydliggör det som syns/hörs/upplevs/känns för att uppnå en förändring i beteende. Här är det viktigt att vara tydlig med hur du som chef ser på fortsättningen och vad som blir nästa steg.
• Val och ansvar – Tydliggör vad du som chef förväntar dig, exempelvis att det inte är acceptabelt att ett beteende fortgår, och vad konsekvenserna blir om en förändring inte sker. Eventuella arbetsrättsliga konsekvenser (aktuella säkerställs med HR/arbetsgivarorganisation). Den yttersta konsekvensen är att det kan leda till anställningens upphörande. Arbetsgivaren måste kunna leva upp till de konsekvenser som presenteras för medarbetaren.

Tänk på det här när samtalet genomförs:

• Fokus i samtalet, oavsett nivå, är på det som påverkar arbetsplatsen. Ställ de krav du som chef kan ställa utifrån det ansvar som finns.
• Utgå från begreppet tjänstbar/arbetsför, det ger möjligheter att agera tidigt.
• Fundera kring vilken målsättning samtalet ska ha. Visa medarbetaren att denne är sedd, uppnå en förändring eller tydliggöra konsekvenserna av en medarbetares val?
• Använd arbetsgivaransvaret: arbetsplatsen ska vara trygg och säker, du som chef leder och fördelar arbetet och har ansvar för att förebygga ohälsa hos dina medarbetare.
• Var tydlig och håll dig till de fakta som finns (frånvaro, misskötsamhet, förändringar mm). Fakta är det du som chef själv sett, hört, upplevt eller en känsla som finns (exempelvis oro).
• Lyssna in medarbetaren och få medarbetaren att berätta genom att ställa öppna frågor. Var tydlig med den eventuella förändring som medarbetaren förväntas göra.
• Följ alltid upp samtal och de förändringar som medarbetaren behöver göra.
• Dokumentera samtalet.

När reaktioner uppstår

En vanlig oro inför ett samtal är att medarbetaren kommer komma med bortförklaring eller starka reaktioner. Förnekelse kan hanteras genom att hålla fokus på det som sker på arbetsplatsen, inte vad som ”stämmer” eller inte. Genom det agerandet minskas även risken för reaktioner i form av ilska och aggressivitet. Ett annat sätt att hantera reaktioner är att använda sin yrkesroll och koppla det till sin profession och inte till sig själv som person: ”I min egenskap som chef behöver jag lyfta det här med dig…”

Bortförklaringar kan hanteras genom att använda tekniken ”bekräfta och lämna”. Bekräfta det som sägs och lämna det genom att gå tillbaka till det som är problemet, exempelvis: ”Jag hör att du säger att bussen var sen idag igen (bekräfta) men din arbetstid börjar kl. 08.00 och då förväntar jag mig att du är på plats då. Hur du löser det, det lägger jag mig inte i. Det vi pratar om är att du behöver vara på plats när arbetstiden börjar (lämna)”.

Sammanfattning i några konkreta tips:

• Tala i jag-form: ”Jag upplever, jag ser…”.
• Lyssna aktivt – ställ öppna frågor, våga vara tyst och vänta på svaret.
• Var tydlig – linda inte in dig i omskrivningar eller metaforer.
• Tänk på ditt kroppsspråk – titta i ögonen och var vänd mot den du pratar med, visa intresse, undvik slutet kroppsspråk som armar i kors.
• Stäm av att du förstått rätt – be den du pratar med sammanfatta.