Ökad risk för konflikter och kränkningar på arbetsplatsen

Vad är en konflikt och hur uppstår den?

För att kunna förstå och förebygga konflikter och kränkande särbehandling, behöver vi först slå fast vad det är. I teorin är det två olika saker men i praktiken hör de ofta ihop, där eskalerade konflikter ofta övergår i att ena eller båda parter upplever sig kränkta, menar Charlotte Valleskog. En konflikt är en arbetsmiljörisk som både påverkar hälsan hos medarbetarna som är direkt berörda men också kollegorna runt om, varför det är väldigt viktigt att kunna identifiera och lösa dem i ett tidigt skede.

Vad kan det då finnas för orsaker till att en konflikt uppstår? Man brukar identifiera tre beståndsdelar:

1. Sakfrågan. Till exempel en meningsskiljaktighet mellan två kollegor om hur en arbetsuppgift ska lösas.
2. Vårt beteende inom ramen för motsättningen. Agerar en eller båda parterna på ett sätt som för parterna längre från varandra så försvåras konflikten.
3. Vår attityd till personen eller gruppen vi har konflikt med. Är den negativ från början finns redan en grogrund för konflikt, och annars är det vanligt att konflikten i sig gör att vi utvecklar en negativ attityd till motparten.

Det ligger ofta nära till hands att skylla en konflikt på en persons konfliktbenägenhet eller ”krånglighet”. Det är i de allra flesta fall en förenkling. Visst finns det personer som oftare hamnar i konflikt än andra, eller personligheter som är väldigt olika, men de kan långt ifrån förklara alla arbetsplatskonflikter. Istället är det ofta otydlighet inom organisationer eller team som är orsaken till att konflikter uppstår. För att förebygga och lösa konflikter är det därför väldigt viktigt att medarbetare i chefsposition tar ansvar för att syna organisationens strukturer i sömmarna och motverka organisatoriska orsaker till konflikt. Felaktiga förväntningar och missförstånd på grund av otydlighet kring vem som ska göra vad, vem som ska ta ansvar, befordras eller hur vi behandlar varandra är de allra vanligaste skälen till konflikter på arbetsplatsen.

Eskalering och konsekvenser

Det enklaste sättet att lösa en meningsskiljaktighet är att föra en dialog med målet att båda parter ska bli relativt nöjda. Men om någon eller ingen tar ansvar för att hålla dialogen vid liv då? Ja, då eskalerar konflikten med största sannolikhet. Dialogen övergår i diskussion där parterna försöker övertyga den andra om att den har rätt. Därefter följer debattfasen då man snarare försöker övertyga omvärlden om att den andre har fel. Varje steg i den här riktningen tar parterna längre och längre ifrån en lösning, och motarbetandet av varandra tar större och allvarligare proportioner. 

Kränkande särbehandling

Har det gått så här långt i en konflikt ökar även risken markant för upplevelsen av kränkande särbehandling. Nästa steg, om man inte vidtar åtgärder, är att konflikten i värsta fall kan urarta till den nivå att parterna också polisanmäler varandras agerande.
Här är det viktigt att slå vakt om arbetsplatsen kulturella normer och ”code of conduct” för att tidigt upptäcka när de bryts, med andra ord: hur vi förväntas bete oss mot varandra. Som chef är det viktigt att hålla utkik efter spydigheter, tonen i gemensamma mailtrådar, personlig kritik inför andra, kroppsspråk som underminerar andra deltagare i möten, ökad sjukfrånvaro och uppsägningar. 

Strategier för att förebygga och hantera konflikter

Tydliga system och rutiner för att upptäcka och reda ut meningsskiljaktigheter är grundläggande för att slippa konflikter på arbetsplatsen. En öppen dialog och uppföljning av möten och projekt är också viktigt. Alla människor har inte samma förmåga att kommunicera sitt missnöje vilket kan leda till att små problem växer sig stora innan man ens vet att de existerar. Att arbeta kontinuerligt och aktivt med detta samt att vara tydlig kring ansvar, roller och kultur på arbetsplatsen gör det betydligt enklare att upptäcka och hantera konflikter. Som chef är det superviktigt att inte dra förenklade slutsatser om personerna eller de bakomliggande orsakerna till en konflikt.

- Erbjud stöd tidigt i en konflikt istället för att resonera att ”Det här är ju vuxna människor, de borde kunna lösa det själva” för så enkelt är det uppenbarligen inte, säger Charlotte Valleskog.

Det viktigaste målet i en konflikt är att försöka hjälpa parterna tillbaka till en konstruktiv dialog. Thomas Jordan, lektor i arbetsvetenskap på Göteborgs Universitet som är ledande på det här området, har tagit fram en lathund för konflikthantering på arbetsplatsen som kallas ”Interventionsmatrisen” Den är gratis och går att ladda ner här. 

I många situationer kan det som behövs vara ett tydligt chefsmandat i beslut, och ett stöd för parterna att upprätta dialog. Att man som chef sätter ner foten, tar beslut, ingriper, förtydligar, följer upp och organiserar om i de lägen där medarbetarna själva inte har mandat att agera. Skulle det inte räcka eller finns det behov av en utomstående part har Feelgood alla kompetenser som behövs. Kan vi komma in och identifiera eventuella problem innan konflikten är ett faktum, finns det stor möjlighet att spara pengar, energi och undvika obehag för både organisation och medarbetare.