Håll balansen när kraven ökar: 5 strategier som räddar chefen

För många chefer har arbetsbelastningen ökat i takt med pågående kriser och oro i omvärlden. Det kan vara svårt att leda och fatta beslut när omvärlden är oviss.

- Det är svårare att prioritera och organisera idag. Många chefer känner sig pressade av att tvingas fatta beslut och tydliggöra mål när de själva inte riktigt vet riktningen. Och samtidigt behöver medarbetare en chef som styr verksamheten framåt. Det är en svår utmaning att dessutom hålla ihop sig själv som chef och må bra, säger Sara Nordin, legitimerad psykolog och organisationspsykolog på Feelgood.

Distans- och hybridarbete är en utmaning för många chefer och risken för konflikter och samarbetssvårigheter mellan medarbetare är fler.

- Det kan vara tufft att vara chef och för många är det helt nytt att leda på distans. Det dyker upp nya och andra svårigheter som behöver hanteras, säger Sara och fortsätter:

- Strategier som bidrar till ökad struktur, nya arbetssätt och att våga delegera ansvar ökar möjligheten till en hållbar livssituation.

5 utmaningar - och strategierna som hjälper chefen att möta dem.

Utmaning 1 - kommunikation

"Det ställs helt andra och betydligt mer komplexa krav på chefer idag kopplat till information och kommunikation för att skapa trygghet och stabilitet. Ovisshet för framtiden kan skapa oro, ryktesspridning eller leda till konflikter bland medarbetare. Utmaningen handlar om att hitta en balans mellan mycket information och tydlig kommunikation utan att bli tjatig och samtidigt ta hänsyn till enskilda medarbetares behov."

Strategi: tydlighet och transparens

"För att minska risken för misstro eller ryktesspridning är det bra att undvika att en lång tystnad från ledningen följs av plötsliga beslut. Istället är det bättre att informera för mycket än för lite. Att säga "jag vet inte heller och det är okej" är bättre än att inte säga något alls. Boka också gärna in täta och regelbundna avstämningar med medarbetare där mål och förväntningar är tydliga."

Utmaning 2 - struktur

"Med distansarbete försvinner de naturliga mötena och strukturen som finns på en arbetsplats. Chefer behöver hantera hur teamet ska mötas, hur mål följs upp och vilka som behöver ses och när."

Strategi: produktivitet och teamkänsla

"Skala ner och prioritera vilka möten som alla behöver vara med på, ta bort onödiga möten och delegera möten till andra. Se över hur arbetet kan struktureras för att vara både produktivt och bidra till teamkänsla. Med tydlig agenda och hanterbara mål som är kopplade till vardagen kommer man långt."

Utmaning 3 - leda i ständig förändring

"Förändringsledning är svårt och det kan vara pressande att leda i ovisshet. Chefer som inte är vana att leda i föränderliga situationer tvingas lära sig detta och fatta beslut utan att veta hur allt ligger till. Arbetet kan lätt bli övermäktigt."

Strategi: våga omvärdera

"Försök fatta beslut och våga omvärdera och utvärdera dessa. I förändringar är det lätt att tro att allt är viktigt. För att må bra behöver man våga be om hjälp, delegera, prioritera och inte förstora upp saker. Vad är det allra viktigaste just nu? Vad behöver läggas åt sidan?"

Utmaning 4 - övermäktig arbetsbelastning

"I tider av ovisshet och förändring tillkommer nya arbetsuppgifter. Många chefer berättar om extra hög arbetsbelastning. Stress, psykisk ohälsa och en ohållbar livssituation kan bli följden."

Strategi: ta hjälp

"Fördela arbetet och ta hjälp, våga släppa kontrollen och involvera medarbetare i beslut. Bolla med chefskollegor, chefsnätverk och forum. Hur har andra gjort? Ta hjälp från din egen chef, för många blir jobbet enklare med en högre chef i ryggen som pekar ut riktningen framåt."

Utmaning 5 - den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

"På arbetsplatsen finns naturliga avbrott med fika, lunch och ställtid mellan möten. Distansarbete ökar stillasittandet och möten avlöser varandra utan paus. Hemarbete suddar ut gränsen mellan arbete och fritid och många chefer är tillgängliga stora dela av dygnet."

Strategi: återhämtning

"I takt med att fler krav ställs på chefer ökar också behovet av återhämtning. Alla behöver lära sig att sätta gränser, både chef och medarbetare. Planera in pauser, ta ett telefonmöte under en promenad, minska tillgängligheten och stäng av mobil och dator. Man måste inte vara online dygnet runt."

Källa: Chef