Att skapa välfungerande och långsiktiga virtuella team 

Vad är syftet med att jobba virtuellt?

Börja med att se till teamets huvudsakliga syfte för att sedan smalna av och landa i arbetssättet. Varför finns teamet, vad är dess uppdrag och mål? Finns nödvändiga hjälpmedel och stödfunktioner på plats? Har teammedlemmarna välfungerande arbetsplatser? Arbetsplatsen är den plats där majoriteten av arbetet utförs och därför kan arbetsgivarens ansvar för arbetsplatsen sträcka sig in i hemmet.

Hur ska processen för arbetet se ut? Vilka beteenden finns redan etablerade inom teamet som hjälper teamet att nå sina mål? Ett välavvägt förarbete kommer ge goda resultat och hjälpa teamet utföra sitt uppdrag. Förarbetet blir viktigare och mer avgörande när man arbetar virtuellt än fysiskt tillsammans, förarbetet kommer att tas igen senare i arbetsprocessen. 

Tre saker värda att tänka på 

1. Är arbetssättet förenligt med uppdraget som teamet ska arbeta med? Att arbeta virtuellt är inte ett mål i sig, det ska hjälpa teamet nå målet - och hur gör arbetssättet det? 
2. Vilken grad av virtualitet har teamet? Graden av virtualitet bestäms dels av teamets geografiska spridning. Graden av virtualitet påverkar sedan hur det virtuella arbetssättet läggs upp, exempelvis hur ofta teamet kan träffas, arbetar man i olika tidzoner och inte kan träffas alls har teamet hög grad av virtualitet. Hur beroende av tekniska hjälpmedel som t ex telefon, mail, skärm eller kamera är teamet?
3. Vad är teammedlemmarnas inställning till att arbeta virtuellt? Vilka förutsättningar har medarbetarna? Vad är teamets förhoppningar och farhågor med arbetssättet? Om teamet redan arbetar virtuellt, vad är deras erfarenheter? Ställ frågan om vad som har fungerat bra och mindre bra till teamet. 

Att leda och ingå i virtuella team

Ha regelbundna enskilda avstämningar eller 1-2-1’s med varje medarbetare för att stämma av arbetsbelastning, om det finns sociala konflikter och för att låta medarbetaren lyfta sina frågor och funderingar. Detta underlättar för att fånga upp konflikter och hantera dem tidigt innan de gror och skapar problem för teamet eller individen.

Hantera även ojämlikheter om det finns hybridkonstellationer. Vad krävs för att medarbetarna som arbetar virtuellt ska känna sig inkluderade? 

Säkerställ att teamet tillhandahålls en god IT-miljö. En god virtuell infrastruktur är avgörande för att teamet ska fungera. IT-strul blir än mer påfrestande för den som sitter avskilt från teamet om kommunikationskanalerna inte fungerar. 

Efter en genomförd uppgift eller avklarat projekt utvärdera för att förfina processen. After actions reviews kan öka teamets effektivitet med upptill 40 procent. 

Kom ihåg och fundera vidare

Hur skapar ni goda förutsättningar för teamet utifrån: 

• Teamets uppdrag 
• Grad av virtualitet
• Utvecklingsmöjligheter

Mer om detta lanseras nu i en digital utbildning kring virtuella team. Utbildningen för chefer går igenom skillnader mellan ett virtuellt och ett traditionellt team, och djupdyker i det virtuella teamets förutsättningar, utvecklingsprocess och framgångsfaktorer. Feelgoods expert Maria Garmark ger sina bästa råd och utbildningen innehåller även tre workshops där deltagaren får göra en egen nulägesanalys. Prata med din kontaktperson på Feelgood för att få veta mer.