Orolig för en medarbetare? Psykologen svarar på chefernas frågor

Hos en enskild medarbetare handlar det oftast om små förändringar i beteendet. Någon drar sig undan på arbetsplatsen, är inte tillgänglig på samma sätt som tidigare, deltar mindre på möten eller levererar sent gång på gång.

I ett team syns det som mindre kommunikation och samspel mellan kollegor. Samtalsklimatet förändras, antingen mot mer tystnad eller mot återkommande irritation och ett hårdare tonfall.

Skillnaden ligger i hur tydliga signalerna är. När du känner oro ser du tecken som inte är uppenbara problem, och du kan vara tveksam till om du har anledning att ta upp det. När du ser att något är fel finns det klara tecken på att medarbetaren har problem, och att arbetsmiljön påverkas negativt.

Här är det lätt att hamna fel. Utgå från omsorg om medarbetarens mående och arbetssituation. Har du sett förändringar i arbetet är det naturligt att börja där.

Finns det hygienkrav som är direkt kopplade till arbetet, eller påtagliga konsekvenser för arbetsmiljön, kan du behöva ta upp frågan direkt. Håll då samtalet till sakliga krav och konkreta konsekvenser i arbetet, så att det inte framstår som att du har synpunkter på hur medarbetaren är som person.

Bekräfta att arbetet fungerar bra. Säg samtidigt att du, utifrån det du ser eller samtal ni haft tidigare, vill att arbetet ska hålla över tid och att du gärna erbjuder stöd innan något blir ett problem.

Fråga om det ändå finns något i arbetet som belastar, och erbjud tätare avstämningar under en period. Det visar engagemang och ansvar, och gör det lättare för medarbetaren att själv be om mer stöd om behovet växer längre fram.

Privatliv och arbete påverkar ofta varandra. Men ditt ansvar som chef är arbetssituationen, så det är där dina frågor ska ligga.

Vill medarbetaren själv berätta om något privat kan du lyssna, och fråga om det är något hen behöver stöd i. Var däremot försiktig med undersökande frågor om privatlivet. De kan upplevas som påträngande, och i längden skada den yrkesmässiga relationen för er båda. Fördjupade samtal om privata förhållanden hör ofta bättre hemma hos en professionell samtalskontakt, där medarbetaren inte står i beroendeställning på samma sätt som till sin chef.

Det är naturligt att bli berörd när en medarbetare mår dåligt. Du behöver inte genomföra ett perfekt samtal eller undvika allt som är personligt.

Håll fokus på det du som chef behöver förstå och kan påverka: hur arbetet fungerar, om arbetsmiljön bidrar till problemen och vilket stöd eller vilka anpassningar som kan behövas. Lyssna på det medarbetaren vill berätta, utan att själv fördjupa samtalet om privata förhållanden. Ett stöd är att förbereda några frågor du kan luta dig mot under samtalet.

Bär inte situationen ensam. Ta stöd av din egen chef, HR eller företagshälsan, både för din egen skull och för att bedöma hur medarbetarens situation bäst ska hanteras.

Det behöver inte betyda att du lämnar över hela ärendet. Ibland räcker stöd och vägledning. I andra lägen är det rimligt att någon annan tillfälligt tar ett större ansvar.

Feelgood stöttar arbetsgivare och enskilda chefer i de här frågorna, så hör gärna av dig. På Feelgood.se finns även en hel landningssida som handlar om psykisk hälsa. Konkreta samtalsfrågor, checklistor och stöd för riskbedömningar finns också hos Arbetsmiljöverket, Prevent och Suntarbetsliv. Undersök dessutom vilka rutiner och verktyg som redan finns i din egen organisation. 

Hos oss: webbinariet Friskfaktorernas betydelse och hur vi stärker dem och chefsutbildningarna i utbildningsutbudet.

Det gäller till exempel ett osunt beteende mot kollegorna, eller en medarbetare som inte vill prata vidare med vare sig chef, HR eller företagshälsan.

• Utgå från konkreta beteenden och hur arbetet, samarbetet eller arbetsmiljön påverkas. Då slipper du hörsägen och tyckande.
• Var tydlig med vilka förväntningar som gäller framåt. Medarbetaren behöver inte hålla med om problembeskrivningen för att förstå vad som förväntas.
• Vill medarbetaren inte prata vidare, respektera det i stunden. Säg samtidigt att arbetsmiljöfrågor måste hanteras, och boka en uppföljning.
• Ta stöd av HR eller din egen chef vid behov. Medarbetaren kan tacka nej till frivilliga stödsamtal, men arbetsgivaren måste ändå fullfölja sitt arbetsmiljöansvar.

Flera chefer beskrev samma läge: de har anpassat, föreslagit justeringar och erbjudit företagshälsan, men medarbetaren accepterar ingenting.

Du ska inte behöva fortsätta erbjuda samma insatser utan att komma vidare. Försök förstå varför medarbetaren tackar nej, och var tydlig med både arbetsgivarens ansvar och medarbetarens skyldighet att medverka i rehabilitering och arbetsanpassning.

Dokumentera vilka behov som undersökts, vilka åtgärder som erbjudits och hur medarbetaren ställt sig till dem. Ta stöd av HR, och vid behov företagshälsan, för att bedöma vilka alternativ som återstår.

Det finns ingen bestämd punkt där arbetsgivaren automatiskt har gjort tillräckligt. Det avgörs av om skäliga möjligheter till anpassning och rehabilitering har utretts och prövats. Om medarbetaren utan godtagbara skäl inte medverkar kan det påverka arbetsgivarens fortsatta skyldigheter, och ytterst få arbetsrättsliga konsekvenser.

En arbetsmiljökartläggning är ofta rätt väg. Den ger en tydligare bild av vilka faktorer som bidrar till problemen, så att du kan sätta in åtgärder utifrån arbetsgivarens arbetsmiljöansvar. Feelgood gör sådana kartläggningar, läs mer under Arbetsplatsen som lösning.

Som chef kan du säga till hela gruppen att du ser att stressen påverkar medarbetarna på olika sätt, och att du har det yttersta ansvaret för det. Prata samtidigt om att varje medarbetare själv har ett ansvar för hur hen bidrar till arbetsmiljön, genom sitt sätt att kommunicera och förhålla sig till kollegorna.

Ta det i ett enskilt samtal. Visa lyhördhet för medarbetarens arbetsbelastning, men påminn om medarbetaransvaret. Beklagar sig medarbetaren över hög belastning kan du säga att hen gärna får prata med dig om det, i stället för att ventilera det fritt i gruppen.

Du ska kunna förvänta dig stöd och vägledning i frågor som rör psykisk ohälsa, arbetsanpassning och rehabilitering. Det kan handla om att HR

• ger råd inför svåra samtal och i den fortsatta hanteringen
• hjälper till att tydliggöra arbetsgivarens ansvar, skyldigheter och handlingsalternativ
• stödjer bedömningar av behov av arbetsanpassning, rehabilitering och uppföljning
• samordnar kontakter med företagshälsan och andra aktörer vid behov.

Samtal om medarbetarens hälsa omfattas av sekretess, så du får inte återkoppling automatiskt. Med medarbetarens samtycke kan företagshälsan däremot återkoppla det som är relevant för arbetet, till exempel behov av anpassningar och stöd. Det är ofta bättre än att medarbetaren själv ska förmedla professionella bedömningar.

Om du ska delta beror på syftet. Vid individuella stödsamtal deltar chefen normalt inte. Ett gemensamt möte med medarbetare, chef och företagshälsa kan däremot vara värdefullt när fokus är arbetsförmåga, anpassningar och planering framåt. Förbered dig genom att tydliggöra syftet, beskriva arbetets krav och fundera över möjliga anpassningar.

Visa omtanke och håll en varsam kontakt, utan att pressa medarbetaren på medicinska eller privata uppgifter. Stäm av hur medarbetaren vill ha kontakt under sjukskrivningen.

Dra inga förhastade slutsatser om sambandet mellan anpassningen och sjukskrivningen. När det passar kan ni tillsammans följa upp hur anpassningen fungerat och vad som behövs inför återgången i arbete.

Flera frågade om dödsfall i familjen, sorg, familjeförhållanden, misstanke om adhd hos vuxna och sömn- och koncentrationsproblem i övergångsåldern.

Feelgood erbjuder samtalsstöd när det finns problem som på ett eller annat sätt påverkar arbetet, oavsett var de har sin grund. Vi bedömer också om det finns behov av specialiserad vård eller stöd, och hjälper i så fall till att hänvisa personen vidare.

Läs mer under Psykisk hälsa, särskilt Stress och utmattning samt Oro, kris och förändringar.

Arbetsgivarens skyldighet att anpassa arbetet gäller även vid varaktiga funktionsnedsättningar, som NPF. Anpassningarna kan alltså behöva finnas kvar under hela anställningen.

Arbetsgivaren ska i dialog med medarbetaren undersöka behoven, genomföra skäliga anpassningar och regelbundet följa upp hur de fungerar. Det kan till exempel handla om tydligare instruktioner, struktur, arbetsuppgifter eller arbetstider.

Skyldigheten är inte obegränsad. Vad som är skäligt bedöms utifrån individens behov, arbetets krav, verksamhetens förutsättningar och konsekvenserna för övriga medarbetare. Ta stöd av HR och företagshälsan vid mer komplexa bedömningar.

Reglerna finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2, kapitel 3, och i diskrimineringslagens bestämmelser om bristande tillgänglighet.

Läs mer: NPF i arbetslivet under Psykisk hälsa och e-utbildningen NPF i arbetslivet: en chefsguide i utbildningsutbudet.

Du ska inte behöva vända dig till just den personen för att få hjälp. Oftast finns en policy hos din arbetsgivare som beskriver hur det här hanteras. Du kan vända dig till en högre chef eller till HR, och ta stöd av skyddsombud eller facklig företrädare.

Arbetsgivaren har ansvar för att förebygga ohälsa och ska ha rutiner för hur uppgifter om kränkande särbehandling tas om hand. Sök också stöd för ditt eget mående vid behov, till exempel via företagshälsan eller vården.

Forskning och myndigheternas statistik talar för att psykiska besvär faktiskt har ökat. Ökningen syns nämligen också i undersökningar där människor själva beskriver sina symtom, oberoende av diagnoser. Samtidigt har vi blivit mer uppmärksamma på psykisk ohälsa, och fler söker vård och får diagnos. Båda sakerna spelar roll.

Vid sjukskrivningar längre än 60 dagar är psykiatriska diagnoser en vanlig orsak redan när sjukskrivningen börjar. De sjukfallen tenderar dessutom att bli längre än sjukfall med många andra diagnoser. Det förklarar en stor del av varför psykisk ohälsa står för en så hög andel av de långa sjukskrivningarna.

Psykisk ohälsa kan förstås också tillkomma under en sjukskrivning av annan orsak, men det finns inte stöd för att det skulle vara huvudförklaringen till statistiken. Skilj också på sjukskrivningsdiagnosen och vad som ursprungligen orsakade ohälsan. Orsaken kan finnas i arbetet, i privatlivet eller i en kombination.

Vill du läsa mer finns publikationer hos Folkhälsomyndigheten, Försäkringskassan och Riksrevisionen.

Försäkringskassan lyfter särskilt arbetsförhållanden och den samlade belastningen från arbete och privatliv. Kvinnor arbetar oftare i verksamheter med hög arbetsbelastning och stora emotionella krav, och tar generellt ett större ansvar för barn och hem. Det påverkar möjligheten till återhämtning.

Unga kvinnor rapporterar oftare psykiska besvär, medan risken för stressrelaterad sjukskrivning är särskilt hög i åldern 30–39 år. Där ser Försäkringskassan samband med kombinationen av arbete och ansvar för yngre barn. I högre åldrar ökar sjukfrånvaron generellt, men då står andra diagnoser än de psykiatriska för en allt större andel.

Det här är mönster på gruppnivå. För den enskilda medarbetaren behöver du alltid undersöka den faktiska situationen, och vilka förhållanden i arbetet som kan bidra till ohälsa.